Ein Tag ohne Meetings: So schaffen Sie Raum für konzentrierte Arbeit

Um neun die Abstimmung mit dem Vertrieb, um elf ein Kundentermin, um halb drei der Steuerberater. Dazwischen bleiben Lücken von gut einer Stunde. Für E-Mails reicht das. Für ein neues Konzept reicht es nicht.

Die Rechnung mit den Lücken

Rechnen Sie mit runden Beispielzahlen. Ihr Arbeitstag hat acht Stunden, drei davon sind Besprechungen. Es bleiben fünf Stunden. Liegen die drei Termine über den Tag verteilt, zerfallen diese fünf Stunden in vier Stücke von gut einer Stunde. Ziehen Sie Vorbereitung, Nachbereitung und Wege ab, bleibt in jedem Stück wenig Zeit für echte Arbeit.

Jeder Wechsel kostet zusätzlich Anlauf. Sie suchen Unterlagen, lesen sich wieder ein und finden den Faden erst nach einer Weile. Manche Aufgaben brauchen aber lange Strecken ohne Unterbrechung. Dazu gehören die Kalkulation für einen großen Auftrag, ein neues Konzept oder ein schwieriger Brief. In kurzen Lücken fangen Sie solche Aufgaben an. Fertig werden sie dort selten.

Legen Sie dieselben drei Besprechungen auf andere Tage, gewinnen Sie einen ganzen Tag am Stück. Die Termine finden trotzdem statt. Sie stören nur nicht mehr überall. Prüfen Sie Ihre eigene Woche: Wann hatten Sie zuletzt drei ungestörte Stunden für eine wichtige Aufgabe?

Den passenden Tag finden

Öffnen Sie Ihren Kalender und sehen Sie sich die letzten vier Wochen an. An welchem Wochentag hatten Sie die wenigsten Termine, die andere angesetzt haben? Das ist Ihr erster Kandidat. Prüfen Sie dann, wann Kunden und Lieferanten Sie am häufigsten brauchen. Fällt Ihr Kandidat nicht in diese Zeit, steht der Tag fest.

Haben Sie Mitarbeiter, gilt der Tag am besten für alle. Sonst bittet ein Mitarbeiter genau dann um ein kurzes Gespräch, wenn Sie gerade tief in einer Aufgabe stecken. Ein gemeinsamer Tag schützt auch die anderen vor Unterbrechungen. Stimmen Sie die Wahl vorher mit Ihren Mitarbeitern ab. Dann tragen alle den Tag mit.

Ein ganzer Tag ist in Ihrem Geschäft nicht möglich? Dann beginnen Sie mit einem halben, etwa jeden Mittwoch bis 13 Uhr. Ein halber Tag, der hält, bringt mehr als ein ganzer, der nur auf dem Papier steht.

Regeln, die den Tag schützen

Ohne Regeln füllt sich der freie Tag schnell wieder. Ein freier Tag, den jeder verschieben darf, ist kein freier Tag. Klären Sie deshalb vorher, wie Sie mit Anfragen umgehen:

• Legen Sie den Tag als Serientermin in Ihrem Kalender an. Wer einen Termin sucht, sieht sofort: belegt.
• Sagen Sie Kunden, Mitarbeitern und Partnern, wann Sie erreichbar sind. Ein Satz in der E-Mail-Signatur genügt.
• Bieten Sie bei jeder Anfrage für diesen Tag gleich einen anderen Termin an: „Mittwochs arbeite ich ohne Termine. Passt Ihnen Donnerstag um zehn?“
• Bestimmen Sie, was als Notfall zählt. Ein Beispiel: Ein Kunde kann ohne Ihre Antwort nicht weiterarbeiten. Alles andere wartet bis zum nächsten Morgen.
• Zählen Sie die Ausnahmen. Kommt mehr als eine im Monat vor, ist eine Regel nicht klar genug.

Ein freier Tag, den jeder verschieben darf, ist kein freier Tag.

Gehen Sie selbst voran. Wenn Sie den Tag für einen bequemen Termin opfern, nimmt bald niemand die Regel ernst.

So nutzen Sie den Tag

Ein leerer Kalender verführt zu Kleinkram. Bestimmen Sie am Vortag zwei, höchstens drei Aufgaben, die Ruhe brauchen. Beginnen Sie am Morgen mit der schwierigsten. Suchen Sie sich, wenn möglich, einen ruhigen Ort, zum Beispiel das Arbeitszimmer zu Hause oder den leeren Besprechungsraum. Dort fragt Sie niemand im Vorbeigehen.

Schalten Sie Benachrichtigungen auf Telefon und Rechner ab. Öffnen Sie den Posteingang nur zu festen Zeiten, etwa mittags und am späten Nachmittag. Arbeiten Sie in langen Blöcken und machen Sie dazwischen echte Pausen: aufstehen, an die Luft gehen, etwas essen. Hören Sie zu einer festen Zeit auf, damit der Tag nicht in den Abend wächst. Schreiben Sie vorher auf, was fertig geworden ist. Diese Notizen brauchen Sie für die Bilanz.

Nach einem Monat Bilanz ziehen

Probieren Sie den Tag vier Wochen lang aus. Danach lesen Sie Ihre Notizen und beantworten drei Fragen. Was ist an den freien Tagen fertig geworden, das sonst liegen geblieben wäre? Wie oft haben Sie den Tag unterbrochen, und warum? Hat ein Kunde oder ein Mitarbeiter in dieser Zeit wirklich etwas vermisst? Fragen Sie dazu auch Ihre Mitarbeiter, wie sie den Tag erleben.

Mit den Antworten entscheiden Sie, wie es weitergeht. Sie behalten den Tag, legen ihn auf einen anderen Wochentag oder kürzen ihn vorerst auf einen halben. Hauptsache, die langen Strecken bleiben ein fester Teil Ihrer Woche.